Dringende vs. Belangrijk: de eenvoudigste manier om productief te blijven en het juiste werk te doen

Toen Bonnie Ware, een palliatieve verpleegkundige die terminale patiënten verzorgt in de laatste weken van hun leven, vroeg wat de grootste spijt van mensen was, kwamen er telkens 5 antwoorden:

• Ik wou dat ik de moed had gehad om een ​​leven te leiden dat trouw is aan mezelf, niet het leven dat anderen van me verwachtten
• Ik wou dat ik niet zo hard had gewerkt
• Ik wou dat ik de moed had gehad om mijn gevoelens te uiten
• Ik wou dat ik in contact was gebleven met mijn vrienden
• Ik wou dat ik mezelf gelukkiger had laten zijn

Ik denk veel aan deze lijst terwijl ik aan het werk ben.

Zoals de meeste mensen zijn mijn dagen gevuld met dringende, maar vaak triviale taken. E-mails. Vergaderingen. Inhaalacties. Bellen.

Het is alsof je een creditcard met hoge rente betaalt. Ik werk mezelf tot op het bot, maar maak nauwelijks een deuk in het principe . Als ik terugdenk aan wat ik in een bepaalde week van betekenis heb bereikt, komt er soms niet eens één ding in me op. Hoe komt het dat dit gebeurt?

Tijdens een lezing op Stanford nam Phil Libin, CEO van Evernote, dit exacte probleem aan en besprak hij hoe je onderscheid kunt maken tussen wat urgent is en wat belangrijk is in je leven:

Dringende taken zijn taken die onmiddellijk moeten worden afgehandeld.

Dit zijn zaken als telefoontjes, taken met naderende deadlines en situaties waarin je snel moet reageren. Het beantwoorden van een e-mail, wanneer u het moet doen, is meestal een dringende taak.

Belangrijke taken zijn taken die bijdragen aan lange termijn missies en doelen.

Dit zijn zaken als dat boek dat je wilt schrijven, de presentatie die je wilt maken voor een promotie en het bedrijf dat je van plan bent te starten.

Het probleem is dat belangrijke taken meestal worden afgetroefd door urgente taken. Dus als je een beperkte hoeveelheid tijd in je dag hebt, hoe zorg je ervoor dat je tijd vrijmaakt voor belangrijke taken?

Een beslissingsmatrix gebruiken om te beslissen wat belangrijk is

Een manier om erachter te komen wat het belangrijkste is, is door de Eisenhower beslissingsmatrix : Wanneer u dat doet, maakt u die afweging tussen belangrijk en urgent.Jamesclear.com/Crew.co

Deze eenvoudige doos is ontwikkeld door Dwight Eisenhower, een vijfsterrengeneraal in het Amerikaanse leger, de opperbevelhebber van de geallieerde strijdkrachten in Europa tijdens de Tweede Wereldoorlog, president van Columbia University, oh, en een Amerikaanse president voor twee termijnen. in eenvoudige categorieën:

In de linkerbovenhoek ( Belangrijk en dringend ), zou je dingen als crises, deadlines en problemen kunnen plaatsen.

De rechterbovenhoek ( Belangrijk en niet urgent ) kan bestaan ​​uit zaken als relaties, planning van langetermijnprojecten en recreatie.

De linkerbenedenhoek ( Niet belangrijk en dringend ) kan bestaan ​​uit onderbrekingen, vergaderingen en activiteiten.

De rechterbenedenhoek ( Niet belangrijk en niet urgent ) kan bestaan ​​uit tijdverspillers, leuke activiteiten en andere triviale taken.

Het is vrij eenvoudig om de niet-belangrijke, niet-dringende dingen te elimineren. Dat is een soort no-brainer. Daar wil je zo min mogelijk tijd doorbrengen.

Belangrijke en urgente zaken zijn natuurlijk ook de eerste zaken die u moet aanpakken.

Maar hoe zit het met het prioriteren tussen de andere twee kwadranten? Dat is waar dingen moeilijk worden.

De meeste mensen doen standaard dringende taken eerst - het probleem is dat: als je altijd dringende taken doet, kun je belangrijke taken niet uitvoeren .

Dringende taken komen altijd aan de orde. En er zullen altijd meer urgente taken zijn dan je tijd hebt om te volbrengen, hoe hard je ook probeert.

Heb je jezelf ooit horen zeggen: [X] is echt belangrijk, maar ik heb er nu geen tijd voor?

Wanneer u dat doet, maakt u die afweging tussen belangrijk en urgent. Lao Tzu zegt: Tijd is een geschapen ding. Zeggen 'ik heb geen tijd' is hetzelfde als zeggen: 'ik wil niet.'

Of zoals Picasso het uitdrukte: Stel alleen uit tot morgen wat je bereid bent te sterven terwijl je het ongedaan hebt gelaten.

Hoe belangrijke taken urgent te maken?

De gemakkelijkste manier om ervoor te zorgen dat een belangrijke taak dringend is, is door: geef het een deadline .

Deadlines zijn eigenlijk wat urgente taken urgent maakt: het feit dat je ze meteen moet afhandelen. Een gebrek aan deadlines is ook vaak wat belangrijke taken zo onbelangrijk maakt. Ze zijn meestal het soort dingen dat je uiteindelijk kunt bereiken.

U moet bijvoorbeeld aan het einde van de maand huur betalen. Dat is een deadline. Naarmate die deadline nadert, wordt de taak steeds urgenter.

Aan de andere kant is je doel om in vorm te komen belangrijk, maar het is helemaal niet urgent. Doe je hebben om tegen het einde van de maand naar de sportschool te gaan? Waarschijnlijk niet.

Dus het eerste dat u moet doen als u ervoor wilt zorgen dat belangrijke taken worden uitgevoerd, is het stellen van deadlines. Een belangrijke taak is bijna altijd een enorme reeks taken (het zijn vaak meer projecten) en om een ​​deadline te stellen, moet je deze eerst opsplitsen in kleinere taken en daar deadlines voor stellen.

Mijn favoriete benadering hiervan komt van Dingen gedaan krijgen , waarin David Allen vraagt:

Wat is de volgende fysieke actie die je moet ondernemen om vooruitgang te boeken bij deze taak?

Dat is waar je een deadline voor moet stellen.

Dit is waar het cruciale deel van pas komt, want het is niet genoeg om alleen een deadline te stellen.

Waarom je serieuze deadlines nodig hebt

De tweede kwaliteit van urgente taken die ze urgent maakt, is dat hun deadlines niet onderhandelbaar zijn.

Als u de deadline niet haalt, heeft dit ernstige gevolgen.

Het is duidelijk waarom dit het geval is met zoiets als het niet betalen van huur. Eerst zal je huisbaas je opbellen en tegen je schreeuwen. Als je gevoelig bent voor sociale druk, is dit waarschijnlijk voldoende om je huur op tijd te betalen. Anders word je uiteindelijk voor de rechter gedaagd en uit je huis gezet, wat voor de meeste mensen ernstig genoeg is.

Het probleem met het stellen van deadlines voor belangrijke taken is dat ze niet automatisch serieus worden. Als ik zeg dat ik voor het einde van de week naar de sportschool moet, zijn er in principe geen gevolgen voor het niet halen van die deadline.

Dus hoe maak je deadlines belangrijker? Hier zijn een paar manieren:

1. Maak het openbaar

Een manier om een ​​deadline serieuzer te maken, is door deze publiekelijk te vermelden. Als je publiekelijk verantwoordelijk bent voor een deadline, kun je jezelf niet voor de gek houden. De keerzijde van deze medaille is dat als je een datum publiekelijk vastlegt, je er maar beter voor kunt zorgen dat je die ook echt kunt halen. Er gaat niets boven de stress van het moeten halen van een deadline die je te agressief voor jezelf hebt gesteld.

2. Creëer beloningen en straffen

Een andere manier om een ​​deadline serieuzer te maken, is door een beloning in te stellen voor het halen ervan of een straf voor het missen. Stel deze reeks beloningen en straffen van tevoren in en zorg ervoor dat u niet de persoon bent die verantwoordelijk is voor de daadwerkelijke uitvoering ervan. Schrijf bijvoorbeeld een cheque van $ 2000 uit aan een politieke organisatie die u haat, geef deze aan uw vriend en zeg dat ze hem moeten sturen als u de deadline niet haalt.

3. Houd anderen verantwoordelijk

Als het erom gaat anderen (zoals leden van uw team) verantwoordelijk te houden voor deadlines, is het belangrijk om mensen te laten beseffen hoe belangrijk deadlines voor u zijn. Je kunt niet tegen gemiste deadlines. En dat betekent echt inchecken en ongemakkelijke gesprekken voeren wanneer deadlines worden gemist. Als je dit niet doet, gaan mensen er begrijpelijkerwijs vanuit dat deadlines niet zo belangrijk voor je zijn en worden ze steeds vaker teruggedrongen of gemist.

4. Stel constante herinneringen voor jezelf in

Het is heel gemakkelijk om een ​​deadline te negeren, tenzij je een constante herinnering hebt. Dringende taken hebben vaak ingebouwde herinneringen, zoals je vriend of echtgenoot die je blijft lastigvallen om iets te doen. Voor belangrijke taken moet je die herinneringen zelf instellen. Plak stickies rond je bureau. Stel agenda-afspraken of timers in. Hang een bordje bij je badkamerspiegel. Doe wat je moet doen om.

*****

Lijkt dit veel werk? Nou, in het begin misschien wel. Maar na verloop van tijd wordt het gemakkelijker en zul je merken dat je je veel minder gestrest voelt.

Je hebt altijd genoeg urgente taken om een ​​hele dag, week, jaar of zelfs een heel leven mee te vullen. Maar waar je echt het meeste van je energie aan zou moeten besteden, is het bereiken van belangrijke dingen, anders krijg je een lijst met dingen waar je nooit tijd voor hebt gevonden.

Jory MacKay is een redacteur @CrewLabs , waar dit bericht oorspronkelijk verscheen . Wil je leren om de beste versie van jezelf te worden? Klik hier om je aan te sluiten bij de duizenden makers en ondernemers die onze wekelijkse e-mail ontvangen over het stimuleren van je creativiteit en productiviteit.