Onaangenaamheden: begin geen e-mail met 'Ik hoop dat dit je goed vindt'

Veel mensen die ik niet ken, beginnen e-mails met de raspende begroeting, ik hoop dat het goed met je gaat. Mijn gebruikelijke reactie: Ja ... ik ken je niet en ik ben goed genoeg om je e-mail te verwijderen zonder verder te lezen.

En gezien de resultaten van een informeel onderzoek denken veel mensen er ook zo over.

Catharine Hamm, reisredacteur voor de Los Angeles Times , die talloze pitches ontvangt van potentiële bijdragers en PR-agenten, is ook bang om e-mails van I hope you are well te ontvangen. Het is door Gods genade dat ik gezond ben, maar wat als ik dat niet was? zij vroeg. Ik weet zeker dat ik net zo boos zou zijn... Tegen deze mensen zeg ik dit: een relatie opbouwen betekent me helpen mijn werk te doen, me niet vragen hoe het met me gaat. Het betekent mijn markt begrijpen, niet proberen mijn psyche te begrijpen. Het betekent het identificeren en aanpakken van mijn journalistieke behoeften, niet om me te helpen mijn persoonlijke centrum te vinden.

Barbara Teszler, CEO van Teszler PR in Santa Monica, Californië, zegt:openen met Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt, is precies daar met een ongevraagd telefoontje dat begint Hang niet op of mail niet met belangrijke informatie in rood gemarkeerd op de envelop (de belangrijke informatie is dat u vooraf bent goedgekeurd voor een krediet kaart bij een bedrijf waar het u niets kan schelen). Mensen kiezen voor 'Ik hoop dat het goed met je gaat' om een ​​persoonlijke band tot stand te brengen - het klinkt alsof je deze persoon al hebt ontmoet, en het negeren of afwijzen van iemand die je persoonlijk hebt ontmoet is onbeleefder dan het negeren van een vreemde die je bent heb elkaar nog nooit ontmoet, dus in theorie is de kans groter dat je e-mail op deze manier wordt gelezen, maar het komt op mij over als gekunsteld en onoprecht.

Mike Plugh, universitair hoofddocent communicatie aan het Manhattan College, is van mening dat deze begroetingen meer te maken hebben met de interpretatie van de ontvanger dan met de afzender. Als iemand schrijft: 'Ik hoop dat je een geweldige week hebt gehad' of 'Ik hoop dat dit je goed vindt', bestaat de kans dat je een vreselijke week hebt gehad of dat je verre van 'goed' bent, maar de erkenning van onze wederzijdse menselijkheid is de echte boodschap, in plaats van enige concrete hoop, zegt Plugh. De reden dat deze vriendelijke beleefdheden misschien onoprecht lijken, is omdat ze ons aanstaren vanaf een wit scherm, wat inherent onpersoonlijk is.

Abonneer u op de dagelijkse nieuwsbrief van Braganca Een e-mailserver toont waarschuwingen voor spam of ongewenste e-mails.Foto: Ian Waldie/Getty Images

Volgens McClain Watson, directeur bedrijfscommunicatieprogramma's aan de Naveen Jindal School of Management aan de UT Dallas, moeten mensen op hun hoede zijn. Als de zin 'Ik hoop dat het goed met je gaat' in een e-mail een emotionele reactie bij je oproept, heeft die zin zijn werk gedaan, zegt Watson. De toon van de meeste van onze dagelijkse e-mail is procedureel, transactiegericht en klinkt alsof het door zombies voor zombies is geschreven. Een uitdaging voor degenen onder ons - zoals ik - die een e-mail willen schrijven voor mensen met een kloppend hart, is om een ​​manier te vinden om een ​​sympathieke verbinding met de lezer te maken, zodat onze e-mail met een menselijke stem wordt gelezen. 'Ik hoop dat het goed met je gaat' is misschien niet de beste manier om dat doel te bereiken, maar meestal doet het goed werk.

Etiquette-expert Brooke Straiton raadt aan om uw e-mails achterstevoren te schrijven. Je eerste zin moet je behoeften of de bedoeling van de e-mail samenvatten, zegt ze. Hierdoor kan iemand vanaf het begin weten of dit een e-mail is die dringend moet worden geadresseerd, moet worden opgeborgen als informatieve of wat de juiste actie ook is. Als je 'aardigheden' wilt toevoegen, laat ze dan voor het einde.

Jill Tipograph, mede-oprichter van Carrière in een vroeg stadium , een adviesbureau dat jongeren helpt bij het vinden van stages of eerste banen, geeft toe dat het moeilijk is om meteen in het bedrijfsleven te stappen, dus het is belangrijk om de juiste aanpak te vinden. Je persoonlijkheid en echtheid moeten worden vastgesteld. Je moet iets comfortabels en acceptabels vinden in termen van aanpak. Het is niet one size fits all, zegt ze. Elke situatie is anders. De aanpak moet de status en/of het imago weerspiegelen dat u online kunt vinden.

###

Pitch Perfect: effectieve manieren om een ​​e-mail te starten

The Braganca vroeg Jill Tipograph om tips te geven om e-mails te verbeteren:

Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt en moet worden gereserveerd voor een telefoontje of een vervolgmail voor een persoonlijke introductie. Als je de persoon nog niet kent, kun je het beste een andere aanpak gebruiken.

Echtheid moet echt zijn, of ga niet op dat pad. Wees professioneel, niet casual. Denk aan het kopen van een kaart: zou je een overijverige of overdreven oprechte kaart sturen naar iemand die je niet kent?

Err aan de conservatieve kant in benadering. Start een e-mail met Geachte heer/mevrouw/dr.; pas naar persoonsnamen toe als er een relatie of verstandhouding is opgebouwd. Hi of Hey is veel te casual. Gebruik eigennamen: Als hun naam Robert is, noem ze dan niet Bob in een eerste e-mail.

Vermeld wel de verwijzer (als je hun toestemming hebt) - begin altijd met de naam van die persoon in onderwerp en eerste regel. Dat is uw troef. Geachte (blanco) - Ik werd doorverwezen door (blanco), die dacht dat u iemand zou zijn om contact over te hebben (blanco).

Benader mensen met hun vakjargon: mensen in creatieve sectoren spreken de ene kant op, die in het bankwezen een andere. Maar in ieder geval is het verstandig om niet extreem te zijn. Verschillende industrieën hebben verschillende normen.

Gebruik een geweldige onderwerpregel voor e-mails - mensen zullen niet de moeite nemen om de eigenlijke e-mail te lezen als het onderwerp niet resoneert. Zorg ervoor dat het relevant en kernachtig is en iemand een reden geeft om te openen. Er gaat tegenwoordig zoveel naar spam, dus het is belangrijk en waardevol om een ​​gemeenschappelijk belang, alma mater of persoon die u heeft aanbevolen, in te voegen.

Stuur een vervolgmail: de eerste e-mails worden vaak niet gelezen. Onderscheid het: ik hoop dat je een geweldige week hebt en wilde mijn e-mail van vorige week opvolgen.

Pet Foppe

Vermijd emoji's omdat ze een verkeerde eerste indruk kunnen maken.

Noem niemand zonder hun toestemming.

Geef de persoon geen bijnaam. Verhaal: Een recent afgestudeerde student benaderde Jill online en zei: Hey Jilly. Niemand heeft me Jilly genoemd sinds ik een kind was, met alleen mijn echtgenoot die me al vele jaren zo vertederend noemt, zei ze. Ik was erg afgeschrikt.

Drievoudig bewijs - het is beschamend om spelfouten en onjuist gebruik van grammatica te zien - vooral de verkeerde naam of het bedrijf van een persoon (denk aan universiteitsaanvragen, bijvoorbeeld de verkeerde naam van de universiteit in een essay).

Vraag geen gratis advies of een baan aan zonder iets van waarde in ruil te bieden. Dat is overdreven assertief en een afknapper.