Een bedankbriefje - of het ontbreken daarvan - is van invloed op beslissingen over het aannemen van personeel.Pixabay Terwijl ik kandidaten adviseer tijdens hun interviewproces , er is een gebied waar ik constant pushback krijg: moet ik echt een bedankbriefje sturen? Maakt het ooit een verschil?
Ik begrijp de terughoudendheid. In de overgrote meerderheid van de gevallen wordt uw bedankbriefje na het sollicitatiegesprek nooit erkend en krijgen de meeste kandidaten slechts een aanbod voor een klein percentage van de functies waarvoor ze solliciteren. Het kan lijken alsof de moeite om een notitie te schrijven verspild is of dat al die notities in een of ander zwart gat worden geveegd waar ze wegglippen in eeuwige irrelevantie.
Het schrijven van een notitie van welke aard dan ook lijkt overbodig in onze snelle hedendaagse tijd. Het roept beelden op van briefpapier in reliëf en lakzegels of het gezeur dat je na Kerstmis van je moeder kreeg om je tante Marge te bedanken voor de sjaal die ze voor je heeft gebreid. Wie heeft daar iets van nodig?
Een goed geschreven bedankbriefje na het sollicitatiegesprek kan echter een belangrijk stuk zakelijke communicatie zijn dat kan helpen om de deal te sluiten. Ik heb veel gevallen gezien waarin het bedankbriefje de positieve indruk van een kandidaat van een kandidaat heeft gecementeerd of een negatieve indruk heeft omgezet in een positieve die uiteindelijk resulteerde in een aanbieding. Ik heb ook gezien dat slecht geschreven bedankbriefjes ertoe leiden dat een marginale kandidaat snel wordt afgewezen.
Ons laatste voorbeeld was met Maggie die een interview had met een van onze klanten voor een mid-level marketingfunctie. Op mijn aanbeveling en na het passeren van een telefoonscherm, plande deze klant een dag vol interviews met Human Resources, de personeelsmanager, collega's en de vice-president van Marketing, Ron. Het eindgesprek met Ron vindt pas plaats als de voorgaande gesprekken goed verlopen. Ik heb een aantal klanten waar het interview met een VP strikt een formaliteit of een goedkeuringsstempel is. Dat is hier niet het geval. Bij dit bedrijf is de VP de beslisser. Hij wil een buy-in van het team, maar hij maakt de laatste beslissing.
Toen Maggie ons belde na haar interview, schopte ze zichzelf. De dag was heel goed begonnen, goed genoeg zelfs dat Ron aan het eind aan haar schema werd toegevoegd. Dat is waar de wielen begonnen los te komen.
Op de een of andere manier klikten zij en Ron gewoon niet. De antwoorden die indruk leken te maken op de rest van het personeel vielen hem tegen. Aan het einde van het interview vroeg hij haar welke campagnes op sociale media ze leuk vond. Ze tekende gewoon een blanco. Hoewel sociale media nooit deel uitmaakten van haar functieverantwoordelijkheden, zou het een klein maar belangrijk onderdeel van haar rol hier zijn. De klant wist van haar gebrek aan ervaring op dit gebied, maar was bereid haar tijdens het werk te laten leren vanwege de kracht van de rest van haar achtergrond. Door geen enkel voorbeeld te kunnen bedenken, was ze er zeker van dat ze haar kansen op het spel zette.
Erger nog, na het verlaten van het interview kon ze tientallen geweldige social media campagnes bedenken. In feite had haar eigen bedrijf net een zeer succesvolle onderneming gedaan en hoewel het geen officieel onderdeel van Maggies werk was, had ze geholpen het te coördineren met de socialemediamanager van haar bedrijf. Ze was volledig neerslachtig toen ze erover nadacht hoe grondig ze die vraag had opgestart.
Hoewel het duidelijk beter was geweest als Maggie indruk op Ron had gemaakt met een geweldig antwoord op zijn oorspronkelijke vraag, adviseerden we haar dat een goed geschreven bedankbriefje haar kandidatuur weer op het goede spoor zou krijgen.
Net als veel andere mensen (bijvoorbeeld ondergetekende), was Maggie in gedrukte vorm een veel betere communicator dan in persoon. Ze bedankte hem voor de kans om te praten en schreef toen: Bij nader inzien realiseerde ik me dat ik je vraag over campagnes op sociale media niet zo effectief had beantwoord als ik had gewild. Vervolgens somde ze drie van dergelijke campagnes op, waarom ze ze leuk vond, en legde uit hoe elementen van elke campagne effectief konden zijn om Rons bedrijf te promoten. Ze schetste de kleine rol die ze had gespeeld bij het helpen van haar socialemediamanager bij het lanceren van de inspanningen van haar bedrijf en herhaalde hoe graag ze deze vaardigheid wilde ontwikkelen terwijl ze met Ron en zijn team werkte.
Hoewel een goed bedankbriefje de zaken niet altijd kan veranderen, in dit geval deed het dat wel. Ron nodigde Maggie terug, het ging veel vlotter en uiteindelijk kreeg ze een aanbod. Ik heb ook veel gevallen gezien waarin een klant opmerkte hoe goed de notitie van een bepaalde kandidaat was en gevallen waarin een klant zich nadrukkelijk afvroeg waarom een kandidaat op een bepaalde lijst niet Schrijf een briefje. Het komt erop neer dat het schrijven van bedankbriefjes - of het niet doen ervan - zeker van invloed kan zijn op beslissingen over het aannemen van personeel.
Hier zijn 9 richtlijnen voor het schrijven van effectieve bedankbriefjes:
- Houd je notitie kort. Schrijf niet meer dan drie tot vier alinea's zonder lange blokken tekst. Als je brief zo lang is als deze lijst, is hij te lang. Kort en krachtig is het beste.
- Stuur uw notitie per e-mail. In tegenstelling tot die brief aan je tante Marge, is dit een stukje zakelijke communicatie en worden de meeste zaken per e-mail afgehandeld. Dit maakt het van cruciaal belang om het visitekaartje van uw interviewer na het interview te krijgen. Als je geen kaart krijgt, vraag dan je recruiter, de receptioniste of je HR-contactpersoon naar de adressen die je nodig hebt.
- Stuur een apart bericht naar elk persoon die je hebt ontmoet. Het basisformaat kan hetzelfde zijn, maar elke notitie moet op de een of andere manier worden gepersonaliseerd.
- Stuur deze zo snel mogelijk na het gesprek. Aanwervingsbeslissingen worden tegenwoordig veel sneller genomen. Wacht je tot volgende week (of zelfs morgen), dan kan het zijn dat je brief pas wordt ontvangen nadat er een beslissing is genomen.
- Toon wat dankbaarheid. De openingsparagraaf moet een oprechte uitdrukking zijn van uw dank voor de tijd van de interviewer en de gelegenheid om elkaar te ontmoeten. Als je niet oprecht dankbaar kunt zijn, zal het onoprecht lijken en je zaak niet helpen.
- Geef uw zaak aan. De middelste één tot twee alinea's zouden moeten herhalen waarom je goed bij de functie zou passen en/of worden gebruikt om eventuele bezwaren die je tegenkwam te overwinnen, of, zoals Maggie, een grondiger antwoord geven op een vraag die je misschien hebt afgewezen. Je kunt vals spelen door drie tot vier opsommingstekens te gebruiken om je argument te onderbouwen, maar pas op dat je niet te langdradig wordt. Denk hier goed over na. Na een interview zou je een beter begrip moeten hebben van wat ze zoeken, en je wilt herhalen dat je het hier hebt.
- Opgewonden raken. Sluit af door uw interesse in de baan te uiten en meer te weten te komen over de volgende stappen in het proces. Als je hebt besproken wanneer je van het bedrijf zou horen (en dat had je moeten doen), geef dat dan hier opnieuw aan. Vermeld dat u contact met hen opneemt als u op een bepaalde datum niets van hen hebt gehoord.
- Controleer je werk drie keer. Zorg ervoor dat u uw brief zorgvuldig nakijkt op grammaticale en spelfouten. Ik heb meer dan één kandidaat zichzelf uit de overweging zien verwijderen door een slecht geschreven brief te sturen. Besteed speciale aandacht aan de spelling van de naam van het bedrijf en de naam van de interviewer. Niets ziet er erger uit dan die verkeerd te krijgen, maar ik heb het zien gebeuren. Om welke reden dan ook, ik krijg constant e-mails die mij aanspreken als Kieth.
- Geen leesbevestigingen toegestaan. Stuur geen bedankbrief met het verzoek om een ontvangstbewijs of een leesbevestiging. Dit schept een verplichting voor de ontvanger en kan negatief worden bekeken.
Een goed geschreven bedankbriefje garandeert niet dat je de baan krijgt, maar het kan je op jacht houden of helpen om negatieve percepties om te buigen. Belangrijk is dat een slecht geschreven notitie of het niet schrijven van een notitie een negatieve invloed kan hebben op de wervingsautoriteiten. Zorg ervoor dat u een notitie schrijft na elke interview - en bedankt voor het lezen van dit artikel. Ik waardeer uw blijvende steun.
Keith Smooth is de voorzitter van Patrickson-Hirsch Associates , een Executive Search-bureau gespecialiseerd in de plaatsing van marketingprofessionals bij consumentgerichte organisaties. Als je vragen hebt over het zoeken naar een baan of het aannemen van personeel, neem dan contact met hem op via: keith@patrickson-hirsch.com .
